Fem steg för att klara vabbruari

Alla verksamheter har korttidsfrånvaro, och det borde inte vara någon överraskning att det sker oftare under vinterhalvåret. Några medarbetare kommer att bli sjuka och några behöver troligtvis vara hemma för vård av barn. En realistisk verksamhetsplanering tar hänsyn till detta. Men trots det saknar många arbetsplatser en rimlig plan för hur verksamheten ska fortgå när någon vabbar eller är sjuk.

–Många lärare och förskollärare känner sig stressade när de behöver vara hemma. En del går till och med till jobbet trots att de borde vara hemma och vila, säger Fredrik Alm.

För många lärare och förskollärare innebär det en arbetsmiljörisk om arbetsplatsen har dålig organisation runt korttidsfrånvaro. Om kollegor förväntas vikariera när någon är borta, kan det leda till stress, arbetsanhopning, oförutsägbarhet, motsättningar i arbetslag eller en osund kultur där det känns fel att vabba eller vara sjuk.

–Alla dessa risker ska kartläggas och riskbedömas av arbetsgivaren tillsammans med skyddsombudet, säger Fredrik.

Gör en tillbudsanmälan när du behöver vikariera

Enligt Arbetsmiljöverket räknas det som ett tillbud när personalen vid upprepade tillfällen måste vikariera. Det betyder att organisationen är utsatt för stress, och innebär en risk att medarbetare far illa. Det är också ett tydligt tecken på att verksamheten har för få medarbetare och behöver anställa fler eller organisera om.

– Varje gång du behöver vikariera för en kollega behöver du därför göra en tillbudsanmälan. Hur det ska göras finnas det rutiner för på arbetsplatsen, säger Fredrik Alm.

En annan anledning till att det räknas som ett tillbud är att det kan vara farligt att hålla i gång verksamheten utan resurser. Om man är stressad och därför ouppmärksam kan det få allvarliga följder.

– Hade det varit i industrin hade man stoppat produktionen om det saknades medarbetare som kunde sköta jobbet. Samma sak borde gälla i skolan och förskolan, säger Fredrik Alm.

Det finns flera saker att beakta i samband med korttidsfrånvaro. Arbetsgivaren behöver därför planera tillsammans med medarbetarna för hur verksamheten ska fungera när en eller flera personer är borta från arbetet. Nedan sammanfattar Fredrik Alm vad som är bra att ta med i planeringen.

Planera för oplanerad frånvaro

1. Räkna in korttidsfrånvaro i arbetstiden

Gör en realistisk plan. Man behöver räkna in korttidsfrånvaron i arbetstiden och ta höjd för att det kommer att ske. Det är därför rimligt att överanställa till viss del. Då säkerställs att verksamheten ska kunna fortsätta på ett tryggt sätt även när några är borta.

För den som har arbetstid avsatt för att rycka in vid frånvaro behöver det vara förutsägbart på vilka tider det kan ske. Det måste alltså framgå av schemat vilka tider som kan tas i anspråk. Om man inte vikarierar den tiden så ska man själv kunna bestämma vad man gör.

2. Kom överens om övertidsersättning eller att arbetsuppgifter tas bort

Eleverna har rätt till god undervisning av hög kvalitet, vilket kräver förberedelser oavsett skolform. Om du behöver vikariera för en kollega så innebär det att andra arbetsuppgifter inte blir gjorda. Du behöver därför se till att allt du gör finns med i schemat för din reglerade arbetstid. Då blir det tydligt vad som inte blir gjort om du vikarierar för en kollega. Kom överens med rektorn om övertidsersättning för den arbetstid som krävs för att utföra dessa arbetsuppgifter. Annars måste din chef säga vilka arbetsuppgifter som ska strykas.

Den som är frånvarande ska inte behöva ha dåligt samvete för att redan belastade kollegor får ännu mer att göra utan ersättning. Regler för övertidsersättning finns i alla kollektivavtal – att utföra beordrade arbetsuppgifter utanför ordinarie arbetstid ska ge ersättning.

3. Låt rektorn göra sitt jobb 

Det händer att rektorn ber ett arbetslag att lösa situationen som uppstår när någon är frånvarande, till exempel genom att täcka upp för varandra. Men det är rektorns ansvar som chef att leda och fördela arbetet. Ni tjänar ingenting på att göra rektorns jobb också, utöver att göra den frånvarnade kollegans jobb. Det är även rektorn som har arbetsmiljöansvaret. Det är ett stort ansvar som inte kan läggas över på ett arbetslag.

4. Rutiner för efterarbete

När du är frånvarande så får du inte lön för den tiden, oavsett om frånvaron beror på sjukdom eller något annat.  Det är givetvis inte heller rimligt att du ska få mer arbete i efterhand av att inte arbeta. Den som vikarierar för dig behöver dels få betalt för det och dels utföra hela jobbet det vill säga planering, genomförande, bedömning och efterarbete. Men, tyvärr förekommer det istället att det väntar högar av rättning eller andra arbetsuppgifter när man kommer tillbaka efter frånvaro. Ni behöver komma överens om på arbetsplatsen hur det ska undvikas.

5. Rutiner för vikariepool 

Att ta in vikarier kan vara en bra lösning att hantera korttidsfrånvaro. Det behöver då finnas rutiner för vem som ringer in och sedan instruerar vikarien och förbereder material eller aktiviteter. Enligt arbetsmiljölagen är det är arbetsgivarens ansvar att ge vikarien förutsättningar att kunna utföra arbetet.